Executive Assistant rekryteras till Sweco Group
Vi söker en mångsidig och driven Executive Assistant som är van att supportera på hög nivå.
Om rollen
Du arbetar nära CFO för att säkerställa effektivitet och struktur i det dagliga arbetet. Rollen innebär många kontaktytor och det är viktigt att du trivs i en social och kommunikativ roll där du bidrar med din samarbetsförmåga och proaktivitet.
Rollen är uppdelad i tre huvudsakliga områden:
Executive Assistant till CFO (ca 50%)- Kalender- och möteshantering, interna och externa möten
- Säkerställa professionell och tydlig kommunikation i alla kanaler
- Stöd till ledningsgrupp och styrelse, assistera vid förberedelser inför ledningsgrupps- och styrelsemöten
- Förbereda dokumentation och presentationsmaterial, rapporter och mötesunderlag
- Hantera konfidentiella dokument och finansiell information
- Boka resor, hotell och transporter för CFO och ibland andra i ledningsgruppen
- Hantera utläggsredovisning och resefakturor
- Delta i eller koordinera mindre projekt på CFO:s uppdrag
- Kommunikation och möteskoordinering med analytiker/investerare
- Eventplanering av roadshows med banker samt kapitalmarknadsdagar
- Stödja vid framtagning av finansiella rapporter
- Säkerställa att kontoret fungerar smidigt och är en trivsam arbetsplats
- Ansvara för inköp av förbrukningsvaror och tjänster
- Personaltrivsel så som att planera interna gemensamma event (jul- och sommarfest), AW:s och frukostar
- Samverka kring fastighetsrelaterade uppgifter med FM. Under 2025-2026 pågår en kontorsflytt inom samma byggnad som projektleds av Office Manager för Sweco Group
Tjänsteresor (2-4 gånger per år) kan förekomma.
Vem är du?Vi söker dig som har minst fem års erfarenhet som Executive Assistant, gärna i ett börsnoterat bolag. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift (koncernspråk är engelska). Vidare har du god vana av att arbeta i Office-paketet, vi ser gärna att du är i framkant när det kommer till digitala kunskaper.
Erfarenhet av IR-verktyg och publiceringsplattformar är meriterande.
Dina personliga egenskaper spelar en stor roll och vi söker dig som är strukturerad, noggrann, proaktiv och lösningsorienterad. Du är flexibel och har förmågan att växla mellan olika uppgifter som tjänsten kräver. Du arbetar självständigt men kan också samarbeta när det krävs.Du är ansvarstagande, har hög integritet och förmåga att hantera konfidentiell information. Du gillar att skapa kontakter och bygga nätverk. Vidare tror vi att du är en serviceinriktad och kvalitetsmedveten person som bidrar med en okomplicerad och positiv energi.
Vi erbjuder dig
En tillsvidareanställning på heltid med sex månaders provanställning. Du kommer vara placerad på vårt huvudkontor i Stockholm (Kungsholmen) i moderna lokaler. Vi är en flexibel hybridarbetsplats när arbetet så tillåter.
Som medarbetare på Sweco har vi kollektivavtalade förmåner (försäkringar och pensionsplaner) samt övriga förmåner så som friskvårdsbidrag, löneväxling, samtalsstöd och semesterstugor för att nämna några.
Om Sweco
På Sweco Group är vi ett 60-tal medarbetare som stödjer våra övriga Sweco affärsområden inom Europa för att göra framtidens samhällen mer hållbara. Sweco Group leds av Swecos VD och består av teamen Group Finance, Group Strategy, Group Legal, Group Communications samt Group HR.
Sweco planerar och utformar framtidens hållbara samhällen och städer. Tillsammans med våra kunder utvecklar våra 22 000 arkitekter, ingenjörer och andra experter lösningar för att hantera urbaniseringen, ta vara på digitaliseringens möjligheter och göra framtidens samhällen mer hållbara.Sweco är det ledande konsultföretaget inom teknik och arkitektur i Europa med en omsättning på cirka 29 miljarder SEK. Företaget är noterat på Nasdaq Stockholm. För ytterligare information besök Sweco Group.
Ansökan
I den här rekryteringen samarbetar Sweco med OnePartnerGroup i Stockholm. Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mail.
Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester med OnePartnerGroup för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.
På slutkandidater kommer Sweco genomföra ett personlighets- och motivationstest och på slutkandidat kommer en bakgrundskontroll genomföras via 2Secure.
Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck på christina.stenbeck@onepartnergroup.se eller Ida Winther på ida.winther@onepartnergroup.se