Administratör/registrator till vårt trevliga gäng på miljöenheten
En bra arbetsplatskultur och stöd för din personliga utveckling är viktigt för oss. Din insats räknas!
Beskrivning
Miljöenheten söker en engagerad registrator som vill vara med och utveckla ärendehantering inom verksamheten och samtidigt bidra till kommunens gemensamma arbete med digital ärendehantering och informationsförvaltning.
Hos oss får du en central roll i att säkerställa spårbarhet, transparens och rättssäkerhet i hanteringen av framförallt miljöenhetens ärenden som i huvudsak utgör myndighetsutövning.
Så om du gillar du att vara en spindel i nätet och en viktig länk i kedjan är detta jobbet för dig. Vi vill ha en unik kombination av självständighet och förmåga att kunna samarbeta. Du får gärna tycka om utvecklingsarbete och vara lösningsinriktad inom din administrativa roll tillsammans med närmaste registratorkollega och resten av gruppen.
Du kommer att arbeta nära miljöenhetens handläggare och registrator samtidigt som du har samarbete med kommunens gemensamma registratur och arkivarier. En viktig uppgift är att vara med och samordna ärendehantering och systemfunktioner mellan miljöenheten och kommungemensamma processer och system, för en god ärendehantering och informationsförvaltning i hela kommunen.
Samarbete och samsyn är en nyckel i arbetet hos oss. Arbetet är omväxlande och du måste kunna anpassa dig till ändrade omständigheter. Du arbetar tätt ihop med närmaste registratorkollega samtidigt som vi alla på miljöenheten är en grupp som samarbetar för att komma framåt.Gruppen består av två registratorer, en verksamhetsutvecklare, 22 handläggare och en chef. Till de två registratortjänsterna är även verksamhetsutvecklaren och en verksamhetsutvecklingsgrupp kopplad som bland annat arbetar med frågor kring vårt ärendehanteringssystem.
Som så många andra arbetar vi för en ökad digitalisering både inåt och utåt. Är du intresserad och kompetent inom det området är det ett stort plus. Vi sätter stort värde på intresse inom miljöenhetens verksamhetsområden eftersom det sker ett tätt samarbete med handläggarna.
Vi försöker alltid hjälpas åt och är positiva när någon ställer frågor.
Arbetsuppgifter
Din huvudsakliga uppgift är alla de delar som ingår i ärendehanteringen, bland annat diarieföring, starta och avsluta ärenden, registrera och skanna allmänna handlingar, expediering, arkivering, utlämning av allmän handling med mera. Det innebär att du bevakar att myndigheten fullgör sina skyldigheter vad gäller en korrekt hantering av allmänna handlingar.Kopplat till ärendehanteringen ingår också viss nämndadministration.
Miljöenheten inför ett nytt ärendehanteringssystem och du kommer ha en viktig roll i införandet, bland annat genom stöd till handläggare i funktionalitet, informationsstruktur och generell kvalitetssäkring av ärendehanteringen. I detta vill vi också att du bidrar till att driva digital utveckling framåt.
I rollen ingår också andra uppgifter såsom fakturering, rådgivning och service till kollegor och medborgare, samverkan med kommunens kontaktcenter och allmän utveckling av enhetens administrativa rutiner.
Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom offentlig förvaltning eller annat som bedöms likvärdigt och även erfarenhet som registrator. Registratorerfarenhet eller liknande inom miljöförvaltning/miljökontor är meriterande. Tjänsten förutsätter goda kunskaper i bland annat förvaltningslag, offentlighet och sekretess.
Du ska ha erfarenhet av digitala ärendehanteringssystem och generellt goda kunskaper i Microsoft 365. Vi ser gärna att du har erfarenhet och är intresserad av utveckling på det digitala området.
Du ska kunna uttrycka dig korrekt på svenska i tal och skrift.
Stor vikt läggs vid personliga egenskaper.
Personliga egenskaper
För att klara denna roll behöver du ha förmågan att planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du kan hantera arbetstoppar och prioritera. Du håller tidsramar och driver dina processer vidare. Vi vill att du är lättlärd och har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter och snabbt kan ändra synsätt och förhållningssätt.
Du behöver vara självgående och ta ansvar för dina arbetsuppgifter, samtidigt som du är aktiv och duktig på att samarbeta bra med andra genom att exempelvis lyssna, kommunicera och lösa eventuella konflikter på ett bra sätt. Du har god social kompetens och bidrar till att skapa ömsesidigt förtroende och respekt i mötet med våra verksamhetsutövare och oss.
Vi söker dig som är motiverad och tycker att det är meningsfullt att arbeta med och att utveckla administrativa uppgifter. Du bidrar till en positiv arbetsmiljö genom att vara engagerad och delaktig. Vi vill också att du är serviceinriktad genom att vara lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande.Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.
Intervjuer och urval sker löpande under processen.
Övrigt- Ansökan tas endast emot digitalt via kungalv.varbi.com
- Betyg/intyg lämnas på begäran eller vid en eventuell intervju.
- Tillsättning sker under förutsättning att tjänsten ej behöver tas i anspråk av befintlig personal på grund av övertalighet eller annan orsak.
- Urvalsprocessen sker löpande under ansökningstiden.
- Vi använder oss av digitala verktyg och i arbetet kan du komma att behöva använda dig av e-legitimation.
- Innan eventuell anställning kräver vi att giltigt identitetskort där medborgarskap framgår samt giltigt arbetstillstånd uppvisas.
- Provanställning kan komma tillämpas enligt kollektivavtal.
- Inom de verksamheter där arbete med barn förekommer kräver arbetsgivaren in utdrag ur belastningsregistret innan tillsättning av tjänsten.
- Har du skyddade personuppgifter ska du INTE söka via systemet utan kontakta rekryteringsansvarig för hantering av din ansökan.
- Vi undanber oss vänligt men bestämt all direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.
- Kungälvs kommun har upphandlade avtal.