Dokumentsamordnare Program Tvärbanan Kistagrenen

Option: Förlängning 1+1+1+1+1 år

Om uppdraget

Vi söker en erfaren Dokumentsamordnare (nivå 3) till ett stort och samhällsviktigt investeringsprogram inom Region Stockholm – Tvärbanan Kistagrenen.

Programmet ansvarar för utbyggnaden av Tvärbanan mellan Norra Ulvsunda och Helenelund, en cirka 8 km lång sträcka med nio nya hållplatser som passerar genom Stockholm, Sundbyberg och Sollentuna. Projektet befinner sig i en intensiv genomförande- och entreprenadfas där strukturerad och korrekt dokumenthantering är avgörande.

Du blir en nyckelperson i programorganisationen med ansvar för samordning, styrning och kvalitetssäkring av all program- och projektdokumentation.

Uppdragets innehåll

I rollen som dokumentsamordnare ansvarar du för att säkerställa att dokumenthantering sker enligt Trafikförvaltningens riktlinjer och arbetssätt. Du fungerar som funktionsansvarig för dokumentstyrning inom programmet.

Arbetsuppgifter inkluderar bland annat:

• Samordna och ansvara för all program- och projektdokumentation
• - Säkerställa att program och projekt följer Trafikförvaltningens riktlinjer för dokumenthantering
• - Vara funktionsansvarig för programledningsplanen för dokumentstyrning och tillhörande rutiner
• - Administrera programmets dokumenthanteringssystem (behörigheter, mappar, strukturer)
• - Ansvara för programmets funktionsbrevlåda kopplad till dokumenthanteringssystemet
• - Utbilda och informera nya programmedlemmar i projektdokumentation
• - Coacha och leda resurser inom dokumentationsfunktionen
• - Vara kontaktperson gentemot registrator och arkivarie
• - Ansvara för ärendenummerlista och skapa nya ärenden i diariesystemet
• - Diarieföra dokument och säkerställa korrekt namngivning enligt dokumenthanteringsplan
• - Samordna och uppdatera programmets dokumenthanteringsplan
• - Stötta projekt med administration, rensning och strukturering av dokumentytor
• - Exportera medlemslistor och hantera administrativa uppgifter kopplade till dokumentstyrning

• Har flerårig erfarenhet av dokumenthantering inom stora projekt eller program, gärna inom infrastruktur eller offentlig verksamhet
• - Har mycket god förståelse för diarieföring, arkivkrav och dokumentstyrning
• - Är van att arbeta i komplexa organisationer med många intressenter
• - Är strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten
• - Har god kommunikativ och pedagogisk förmåga
• - Är självgående och ser förbättringsmöjligheter i arbetssätt och rutiner
• - Har erfarenhet av att leda eller coacha andra (meriterande)

• Uppdraget möjliggör arbete både på distans och på plats
• - Kontor finns på Kungsholmen samt projektkontor i Rissne
• - Närvaro på plats sker enligt verksamhetens behov och beställarens godkännande
• - Trafikförvaltningen tillhandahåller dator och arbetsplats

• Sekretessavtal ska signeras före uppdragsstart via Magnits portal
• - Konsulten kan behöva lämna personuppgifter i samband med onboarding
• - Övertidsarbete kan förekomma enligt Trafikförvaltningens riktlinjer
• - Uppdragets omfattning får aldrig överstiga 40 timmar per vecka