Office Manager Storgatan 23C - Stockholm - ref. j5540915
Xiris Group söker en strukturerad och engagerad Office Manager till vår vackra och kulturmärkta fastighet på Storgatan på Östermalm. Byggnaden rymmer både våra egna kontor och flera hyresgäster. I denna roll ansvarar du för att den dagliga driften fungerar smidigt – och för att huset är en trivsam och välfungerande arbetsplats för alla som vistas där.
Om rollen
Som Office Manager hos Xiris Group har du det övergripande ansvaret för kontorets dagliga drift, service och miljö. Rollen innefattar även ett strategiskt ansvar för utvecklingen av vårt erbjudande inom uthyrda kontorsmiljöer. Du ansvarar dessutom för upphandling av stödtjänster samt relaterad budgetuppföljning och kostnadskontroll.
Huvudsakliga arbetsuppgifter:
- Ansvara för den dagliga driften och utvecklingen av kontorsmiljön.
- Hantera andrahandsuthyrning, underhåll samt administration av hyresgästavtal.
- Upphandla driftstjänster och förbrukningsvaror, samt följa upp kostnader och budget.
- Sköta leverantörskontakter och koordinering av serviceinsatser.
- Ansvara för säkerhetsarbete och utveckling av kontorsrutiner kopplade till arbetsmiljö.
- Driva projekt kopplade till lokalutveckling och ombyggnationer.
- Säkerställa trivsel och dagligt underhåll – exempelvis genom att hålla kaffe och förnödenheter påfyllda.
- Ta emot besökare och leveranser i rollen som receptionist.
- Stötta Xiris Group och våra hyresgäster vid olika interna event såsom AW:s och workshops.
Utökade ansvarsområden:
- Delta i den strategiska utvecklingen av bolagets lokaler.
- Stödja HR-processer som on-boarding och viss personaladministration.
Kvalifikationer:
- 3-5 års tidigare erfarenhet av kontorsdrift, administration eller service.
- Mycket god organisationsförmåga och vana att arbeta självständigt.
- Flytande i svenska och engelska i tal och skrift – krav
- Meriterande med vana vid enklare ekonomi- och HR-administration
- Meriterande med relevant utbildning inom till exempel Facility Management eller fastighetsförvaltning
Vi erbjuder:
Rollen som Office Manager hos Xiris Group ger dig möjligheten att arbeta i en dynamisk och varierad miljö, mitt i hjärtat av Östermalm. Du blir en viktig del av ett socialt och engagerat team och får stort eget ansvar i en självständig roll. Vår fastighet är en kulturhistorisk och K-märkt byggnad som både bjuder på charm och karaktär – och du får en central roll i att skapa en trivsam arbetsmiljö för alla som vistas här.
Utöver det dagliga ansvaret finns det goda möjligheter att utvecklas inom administration kopplad till både ekonomi och HR, i takt med att du växer in i rollen. Vi erbjuder även friskvårdsbidrag och möjlighet att aktivt påverka kontorets rutiner, struktur och utformning.
Låter detta som rätt utmaning för dig? Välkommen med din ansökan till Xiris Group!